↵
Composer Déposer

Documents obligatoires · Référentiel

Liste légale + recommandée pour chaque type d'entité. Conforme au décret du 5 novembre 2015 (loi ALUR), loi du 6 juillet 1989, loi Climat 2021.

Obligatoire

Imposé par décret
🪪
Pièce d'identité 1 seul exigé

CNI recto-verso, passeport, permis, carte de séjour. Pour mineur : livret de famille.

📖 Décret 2015-1437

🏠
Justificatif de domicile actuel 1 seul exigé

3 dernières quittances de loyer · OU attestation hébergement · OU dernière taxe foncière (si proprio).

📖 Décret 2015-1437

💼
Justificatif d'activité professionnelle 1 seul exigé

Contrat de travail/promesse d'embauche, carte étudiant, carte pro libéral, extrait Kbis (- 3 mois).

📖 Décret 2015-1437

📊
Justificatifs de ressources 1+ exigé

3 derniers bulletins de salaire · OU 2 derniers avis d'imposition · OU bilans comptables (libéral) · OU justificatifs CAF/Pôle Emploi/retraite/bourse.

📖 Décret 2015-1437

🛡️
Attestation d'assurance habitation À l'entrée + annuel

Multirisque habitation MRH au nom du locataire, en cours de validité.

📖 Loi 6 juillet 1989 art.7

Recommandé (Régie Emery)

Bonne pratique
📋
Attestation employeur
Précisant emploi, rémunération et date d'embauche
Régie Emery
🏦
RIB
Au nom du locataire pour prélèvement automatique
Régie Emery
💧
Facture eau/électricité - 3 mois
Justificatif domicile complémentaire
Régie Emery
📞
Coordonnées contact employeur
Pour vérification rapide
Bonne pratique

⏰ Pendant et fin de bail

📜
Bail signé — Conservé pendant toute la durée du bail + 5 ans après
À l'entrée
📋
État des lieux d'entrée — Loi du 6 juillet 1989
Le jour de l'entrée
💳
Reçu de caution / dépôt de garantie — 1 mois de loyer HC max (vide) / 2 mois (meublé)
Le jour de l'entrée
🛡️
Attestation assurance habitation — À renouveler tous les ans · loi du 6 juillet 1989 art.7
Annuel
🔥
Attestation entretien chaudière annuel — Si chaudière individuelle gaz/fioul · décret 2009-649
Annuel
💰
Quittances de loyer — Édité automatiquement par la GED
Mensuel
📤
Lettre de dédite — LRAR + préavis 1 ou 3 mois
Au départ
📋
État des lieux de sortie — Comparé à EDL d'entrée
Le jour du départ

⛔ INTERDIT à demander

Article 22-2 loi 1989

Le bailleur (ni mandataire) ne peut PAS demander ces pièces — sous peine de 3 000 € d'amende (15 000 € en société) :

✗ Photographie d'identité (sauf sur la pièce d'identité)
✗ Carte d'assuré social (Carte Vitale)
✗ Copie du relevé de compte bancaire
✗ Attestation absence de crédit en cours
✗ Attestation de bonne tenue du compte
✗ Acte de mariage / PACS / certificat de concubinage
✗ Acte de naissance
✗ Certificat médical
✗ Extrait de casier judiciaire
✗ Chèque de réservation
✗ Plus d'1 mois de loyer en avance
✗ Versement direct entre locataires sortant et entrant

Obligatoire — caution physique

Code civil
✍️
Acte de cautionnement Obligatoire

Engagement écrit, manuscrit, montant chiffré en lettres et en chiffres, durée précisée. Si caution simple ou solidaire.

📖 Loi du 6 juillet 1989 art.22-1 + Code civil art.2293

🪪
Pièce d'identité Obligatoire

Idem locataire

📖 Décret 2015-1437

🏠
Justificatif de domicile Obligatoire

Idem locataire

📖 Décret 2015-1437

💼
Justificatif d'activité Obligatoire

Idem locataire

📖 Décret 2015-1437

📊
Justificatifs de ressources 1+ exigé

Idem locataire (souvent ressources ≥ 3× loyer)

📖 Décret 2015-1437

🔄 Alternatives à la caution physique

🛡️
Garantie Visale (Action Logement)
Caution gratuite pour étudiants, jeunes actifs <30 ans, salariés en mobilité
visale.fr
🏢
Garantie Loyers Impayés (GLI)
Souscrite par le bailleur (≈ 2,5% du loyer), exonère le locataire de garant
Privé
🏛️
Caution bancaire
Banque se porte garante en immobilisant des fonds
Banque

Recommandé

🏛️
Avis de taxe foncière
Si le garant est propriétaire de son logement
Régie Emery
🏦
RIB
En cas d'activation de la caution
Régie Emery
📋
Attestation employeur
Précisant emploi, rémunération, date embauche
Régie Emery

Obligatoire pour signer un mandat

Loi Hoguet
🪪
Pièce d'identité Obligatoire

CNI, passeport. Pour SCI/SARL : ID du gérant.

📖 KYC immobilier

📜
Acte / titre de propriété Obligatoire

Acte notarié de la propriété ou attestation notariale.

📖 Décret 72-678

✍️
Mandat de gestion locative Obligatoire

Mandat exclusif/non-exclusif, durée, honoraires, étendue (encaissement loyers, gestion technique, gestion sinistres).

📖 Loi Hoguet 1970 + décret 72-678

✍️
Mandat de location Obligatoire pour louer

Si recherche locataire confiée à la régie. Honoraires de location encadrés par loi ALUR.

📖 Loi ALUR

🏦
RIB du propriétaire Obligatoire

Pour reversement des loyers (compte personnel ou SCI).

📖 Mandat

🛡️
Attestation assurance PNO Annuel

Propriétaire Non Occupant. Obligatoire en copropriété depuis loi ALUR (24 mars 2014).

📖 Loi ALUR art.58

Recommandé / utile

📊
Avis de taxe foncière
Récupérée annuellement pour récupération auprès locataire (TEOM seulement).
Annuel
🛡️
Attestation GLI (Garantie Loyers Impayés)
Si souscrite. Couverture impayés + dégradations + frais juridiques.
Annuel
📐
Plan cadastral
À jour, montre la parcelle et les servitudes
En continu
📋
Diagnostic technique global (DTG) du bien
Si copropriété > 10 ans
Tous les 10 ans
📞
Coordonnées notaire
Pour modifications de propriété, succession, etc.
En continu

Si SCI / SARL / société

Personne morale
📋
Statuts de la SCI
Acte constitutif à jour de la dernière modification
Code commerce
🏛️
Extrait Kbis
- 3 mois
Greffe TC
👥
Liste des associés
Avec leurs parts respectives
Statuts
🪪
Pièce d'identité du gérant
En cours de validité
KYC
📜
Décision du gérant ou AG
Autorisant le mandat de gestion
Statuts
📦 DDT — Dossier de Diagnostic Technique

Annexé OBLIGATOIREMENT au bail. Sans DDT complet, le bail peut être contesté par le locataire. Le coût des diagnostics est à la charge exclusive du bailleur.

Diagnostics du DDT (selon le bien)

DPE
Diagnostic Performance Énergétique

Obligatoire pour TOUTE location (sauf saisonnier < 4 mois cumulés/an). Classes A à G. Annexé au bail.

⏰ Validité 10 ans 📍 depuis 2006 📖 Loi du 13 juillet 2005 + loi Climat 2021
ERP
État des Risques et Pollutions

Obligatoire si la commune est dans une zone à risque (PPRN, sismique, radon, miniers, technologiques).

⏰ Validité 6 mois 📍 tout bien dans zone 📖 Code env. art L.125-5
CREP
Constat Risque Exposition au Plomb

Obligatoire pour les biens à usage d'habitation construits AVANT 1949. Annexé au bail.

⏰ Validité illimité si négatif / 6 ans si positif 📍 avant 1949 📖 Code santé pub. art L.1334-5
AMIANTE
Diagnostic amiante

Tout bien dont permis de construire AVANT 1er juillet 1997. Repérage parties privatives.

⏰ Validité illimité si négatif 📍 avant juillet 1997 📖 Code santé pub. art R.1334-15
ÉLEC
Diagnostic électricité

Si installation électrique > 15 ans. État de l'installation intérieure.

⏰ Validité 6 ans 📍 installation > 15 ans 📖 Code construction art L.134-7
GAZ
Diagnostic gaz

Si installation au gaz > 15 ans. État de l'installation intérieure.

⏰ Validité 6 ans 📍 installation gaz > 15 ans 📖 Code construction art L.134-6
BOUTIN
Mesurage Loi Boutin

Surface habitable du logement (≠ Carrez). Obligatoire pour location vide. Mention dans le bail.

⏰ Validité illimité si pas de travaux 📍 tout bien loué vide 📖 Loi 2009-323
AUDIT
Audit énergétique

OBLIGATOIRE en location si DPE F ou G (entrée en vigueur progressive — passoires énergétiques).

⏰ Validité 5 ans 📍 si DPE F ou G 📖 Loi Climat 2021 art.158
BRUIT
État des nuisances sonores aériennes

Si bien situé en zone de Plan d'Exposition au Bruit (PEB) à proximité d'un aéroport.

⏰ Validité 6 mois 📍 zone PEB 📖 Code env. art L.112-11
MERULE
Information sur la mérule

Si bien dans zone de présence de mérule (arrêté préfectoral).

⏰ Validité continu 📍 zone à risque 📖 Code construction art L.133-8

Documents techniques recommandés

📐
Plan du logement coté
Avec dimensions et orientations
utile EDL
📷
Photos du logement (avant location)
Toutes pièces, équipements, espaces extérieurs
EDL
📋
Notice fonctionnement équipements
Chaudière, alarme, chauffe-eau, VMC, ouvrants
continu
🔥
Carnet d'entretien chaudière
Si chaudière individuelle. Suivi annuel d'entretien.
annuel
📊
Carte des travaux récents
Détail des travaux d'amélioration (rénovation énergétique, etc.)
continu

Si bien en copropriété

Copro
📜
Règlement de copropriété (extrait)
Articles concernant l'usage du lot loué
Loi 65-557
📊
PV des 3 dernières AG
Si décisions impactent le locataire (travaux votés)
Bonne pratique
📞
Coordonnées syndic
Pour les locataires en cas d'urgence parties communes
Bonne pratique

Documents fondateurs

Obligatoire
📜
Règlement de copropriété Permanent

Acte fondateur + état descriptif de division.

📖 Loi 65-557

📋
Carnet d'entretien immeuble Permanent

Suivi de tous les travaux et entretiens. Tenu par le syndic.

📖 Loi 13 juillet 2006

🏛️
Attestation immatriculation registre national des copropriétés Permanent

Numéro d'immatriculation obligatoire depuis 2017.

📖 Loi ALUR art.52

📊
Diagnostic Technique Global (DTG) 10 ans

Obligatoire pour les immeubles > 10 ans. Évalue état général + projection coûts travaux.

📖 Loi ALUR art.58

📐
Plan Pluri-annuel de Travaux (PPT) 10 ans

Obligatoire copros > 50 lots depuis 2023, > 200 lots depuis 2024, TOUTES en 2025.

📖 Loi Climat 2021

🛡️
Assurance multirisque copropriété Annuel

Couverture des parties communes. Souscrite par syndic.

📖 Loi ALUR art.58

🔬 Diagnostics immeuble

📋
Diagnostic amiante parties communes
Si construit avant juillet 1997

Code santé pub. R.1334-22

⏰ illimité
📋
Diagnostic plomb parties communes
Si construit avant 1949

Code santé pub. L.1334-8

⏰ 1 ou 6 ans
⚡
Diagnostic électricité communs
Si > 15 ans

Code construction

⏰ 6 ans
🔥
DPE collectif
Obligatoire copros > 200 lots dès 2024, étendu progressivement.

Loi Climat

⏰ 10 ans
📊
Audit énergétique collectif
Si chauffage collectif (immeubles > 50 lots)

Loi Climat

⏰ 5 ans
🏗️
Diagnostic structure / stabilité
Pour immeubles > 50 ans à risque.

Selon arrêté local

⏰ 10 ans

📊 Gestion / AG / comptabilité

📋
Statuts du syndicat des copropriétaires
Constitution juridique
Permanent
📊
PV des 3 dernières assemblées générales
Décisions, votes, budget
Permanent
📅
Convocation AG annuelle
21 jours avant, ordre du jour
Annuel
💰
Comptes des 2 derniers exercices
Approuvés en AG. Budget réalisé + prévisionnel suivant.
Annuel
💸
État global des impayés à la copropriété
Liste des copropriétaires débiteurs
Trimestriel
📨
Appels de fonds trimestriels
Charges courantes + travaux
Trimestriel
📋
Budget prévisionnel voté
Pour l'exercice suivant
Annuel

🤝 Contrats fournisseurs immeuble

🔥
Contrat chauffage collectif
Si applicable. Souvent renégocié tous les 3 ans.
Permanent
🛗
Contrat ascenseur
Maintenance + dépannage. Obligatoire si ascenseur.
Permanent
🧹
Contrat ménage parties communes
Souvent annuel reconductible
Annuel
🌿
Contrat espaces verts
Si jardins, cours, terrasses communes
Annuel
🗑️
Contrat ordures ménagères
En lien avec la collectivité (TEOM)
Permanent
🔐
Contrat sécurité / interphone / caméras
Si applicable
Permanent